Tessa Ham
Tessa Ham | LinkedIn Geld 26 mrt 2019

Wat kun je nou precies wel en niet terugvragen aan btw? We vroegen het House of Tax

Als ondernemer moet je eens per kwartaal belasting betalen aan de Belastingdienst. Gelukkig mag je ook belasting terugvragen van de dingen die je voor je bedrijf hebt aangeschaft. Maar wat mag je nou wel en niet aan btw terugvragen? We vroegen het Kim de Jong van House of Tax.

Als je net begint, kan het betalen van belasting en btw best verwarrend zijn. Kim is een belastingconsulent en geldcoach, dus als iemand antwoord heeft op al onze vragen, is zij het wel.

Hoi Kim, zijn er voorwaarden aan het btw terugvragen?

“Er zijn zeker een aantal voorwaarden.

  1. De Belastingdienst moet jou als ondernemer zien en je moet dus een btw-nummer hebben.
  2. De aankopen moeten voor activiteiten zijn die belast zijn met btw. Zo is een journalist bijvoorbeeld vrijgesteld van btw, dan mag je ook geen btw terugvragen.
  3. Je aankopen moeten wel echt zakelijk zijn. Je moet bijvoorbeeld wel kunnen uitleggen waarom je die fluffy muismat écht nodig hebt voor je onderneming.
  4. Als je een relatiegeschenk geeft aan iemand die zelf geen btw afdraagt, dan mag je daar geen btw voor terugvragen. Als iemand in loondienst is bij een ander bedrijf, dan mag dat wel (want dat bedrijf draagt btw af). Maar als je jouw buurvrouw een kerstgeschenk geeft, mag je die btw dus niet terugvragen.

Als je gebruikmaakt van de Kleine Ondernemersregeling (KOR) dan mag je trouwens wel gewoon btw terugvragen.”

Je vertelt net dat de aankopen wel echt zakelijk moeten zijn, maar hoe zit dat met aankopen die je zowel zakelijk als privé gebruikt, zoals een telefoon?

“Van zaken als een telefoon en een laptop kun je een deel van de btw terugvragen. Je bepaalt dat percentage zelf (bijvoorbeeld 80/20 of 90/10). Natuurlijk moet je kunnen verantwoorden waarom je voor dat percentage hebt gekozen.”

Je moet al je facturen en bonnetjes bewaren, kan de Belastingdienst daar opeens om vragen?

“Ja, je moet je facturen en bonnen zeven kalenderjaren bewaren. Dat mag offline of online, maar op papier heb je wel een grotere kans dat het in die jaren kwijtraakt. Ik ben altijd wel een voorstander van inscannen en uploaden in de cloud.

Je moet dit bewaren zodat je aan de Belastingdienst kan laten zien van wat voor dingen je nou precies btw hebt teruggevraagd en of jij ook echt degene bent die het heeft betaald.” Het is dus ook belangrijk dat je kan aantonen HOE er betaald is, dit kan natuurlijk het makkelijkst via je bankrekening (pinnen), ipv cash betalingen.

Mag je koffietjes en zakenlunches terugvragen?

“Nee, de btw van aankopen in de horeca zijn niet aftrekbaar. Maar bewaar de bonnetjes en neem ze wél (incl. BTW) op in je administratie. Je kunt dit namelijk wel voor tachtig procent aftrekken als zakelijke kosten bij je inkomstenbelasting.

Er bestaat soms verwarring over de btw-aangifte (omzetbelasting) en de inkomstenbelasting, maar het zijn echt twee verschillende dingen. Van spullen als computers en fotocamera’s kun je bijvoorbeeld in één keer de btw terugvragen. Bij de inkomstenbelasting werkt dat anders.

Stel dat de gebruikelijke levensjaren van een computer vijf is. En hij kost vijfhonderd euro. Dan moet je bij de inkomstenbelasting elk jaar honderd euro aftrekken.”

Hoe zit met trainingen, workshops en seminars?

“Daar mag je btw van terugvragen, mits het voor je huidige onderneming is. Natuurlijk kun je een training fotografie volgen als je dat misschien ooit in de toekomst wil doen, maar alleen als je fotografie in je huidige onderneming gaat gebruiken, mag je daar de btw van terugvragen.”

Ik las dat je ook de btw van hotelovernachtingen mag terugvragen. Hoe zit dat als je bijvoorbeeld een digital nomad bent?

“Er moet echt een zakelijke reden zijn waarom je in dat hotel overnacht, mag je daar de btw van mogen terugvragen. Als je voor een betaalde opdracht in het buitenland bent, dan mag je btw terugvragen. Ben je gewoon als digital nomad in het buitenland aan het werk? Dan niet.”

Zit er nog een limiet aan het bedrag dat je mag terugvragen?

“Nee, eigenlijk niet, op een paar uitzonderingen na (laat je administratie dus altijd controleren door een professional). Maar als jij veel uitgaven doet zal de Belastingdienst eerder gaan kijken waarom jij zoveel uitgaven doet. Je moet natuurlijk wel winst blijven maken. Na een aantal jaar zullen ze echt wel vragen: ‘Weet je zeker dat dit een onderneming is en geen hobby die alleen maar veel kost?’.”

Wat is je grootste tip voor de btw-aangifte?

“Zorg dat je jouw belastingadvies niet uit een Facebook-groep haalt. Het is heel fijn dat mensen elkaar graag willen helpen, maar ik zie daar ook vaak gevaarlijke adviezen voorbijkomen. De Belastingdienst komt vaak pas twee jaar later achter een fout en komt dan met een dikke boete. In de tussentijd hebben mensen dan misschien vaak het verkeerde advies gegeven.

Zoals met de KOR bijvoorbeeld, ik zie vaak dat mensen dat gedurende het jaar al terugvragen. Maar je weet niet wat je de rest van het jaar gaat doen. Zorg dus altijd dat je dit aan het einde van het jaar regelt.

En daarnaast: zorg dat je administratie op orde is. Een voorlopige 0-aangifte doen, omdat jij het overzicht bent kwijtgeraakt, is strafbaar. Als de Belastingdienst erachter komt, zien ze dat gewoon als fraude.”

Heb je nog meer vragen over de btw-aangifte of over de inkomstenbelasting? Kim van House of Tax beantwoordt je vraag met alle liefde.

Verder lezen over belasting

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
Wat kun je nou precies wel en niet terugvragen aan btw? We vroegen het House of Tax
Sluiten