Time blocking in je agenda: de ultieme productiviteitshack

Time blocking – van het woord alleen al word je spontaan gestructureerd. En dat komt goed uit, want dat is precies de bedoeling van het fenomeen. We hebben immers allemaal veel te veel te doen en veel te weinig minuten om het allemaal in te proppen.

Of je nu wel of geen eigen bedrijf hebt, wel of geen kinderen hebt en wel of niet een cursus volgt, we all face it: de struggles van tijdgebrek. Te veel willen in te weinig tijd. Goede time management is key voor een productieve dag. Maar hoe doe je dat?

Time blocking

Het antwoord is: time blocking. Yep, simpelweg het inplannen van tijdsblokken om zaken gedaan te krijgen. Je creëert een visuele kalender van al je to do’s. Nothing more, nothing less.

Een paar tips voordat je meteen aan het blokken slaat:

Time blocking tip #1: plan je week vooruit

Wat is er fijner dan op maandag plaatsnemen om meteen gefocust en zonder stress aan de slag te gaan? Precies. Daarom maak je op zondag tijd om een actieplan te maken voor de taken van de komende week.

Op zondag creëer je een helikopterview voor jezelf met betrekking tot al je taken, zodat je weet dat je alles gedaan krijgt de komende dagen en je je focust op belangrijke zaken.

En don’t worry: daar kan je natuurlijk in de loop van de week aan schaven. Je weet immers nooit wat er onverwachts je pad kruist.

Ook interessant: Heb je het altijd te druk? Dit gaat er fout

Time blocking tip #2: focus op twee werktaken per dag

Je gebruikt je agenda om alles in te plannen, van het ontbijt tot aan het naar school brengen van je kinderen en sporten. Super, maar soms willen we toch iets te veel in één dag klaarspelen.

Let er dus op dat je realistisch inplant en jezelf niet gek maakt. Focus op twee belangrijke werkgerelateerde taken die bergen verzetten. Dus niet: een half uurtje mail, een uurtje social checken en bijwerken, een half uurtje een belletje plegen, nog wat mail.

Time blocking tip #3: vermijd taken die onnodig tijd vreten

En die tip sluit goed aan op deze. Er zijn namelijk zoveel taken te bedenken die onnodig je tijd opvreten, zoals die mailbox.

En het bizarre eraan is dat we er zoveel tijd aan besteden, maar het vaak niet direct tot concreet resultaat leidt. Plan daarom één of twee momenten in de week in (en maximaal één moment per dag) waarop je je op je mailbox focust. Er zijn taken op je to-do-list die meer bergen verzetten, dat weet ik zeker.

Time blocking tip #4: Plan je volgende dag

Aan het eind van elke dag, neem je even een kleine vijftien minuten de tijd om je dag te evalueren en de planning voor de volgende dag in te zien, bij te schaven waar nodig en je to do’s voor morgen te updaten.

Must read: 7 op de 10 mensen heeft geen goede work-life balance, zo bereik je het toch

Valkuilen

Ben je van plan om je leven wat structuur te geven en time blocking uit te proberen? Struikel dan niet in de volgende valkuilen:

Zo is het goed om je te realiseren dat je waarschijnlijk niet alles in de komende week af gaat krijgen. Simpelweg omdat je bij sommige dingen afhankelijk bent van anderen die er lang over doen of die even niet bereikbaar zijn, maar ook omdat je vaak onderschat hoe lang taken duren. De ‘dat doe ik wel effe’-situaties. Plan genoeg tijd in voor een taak, liever iets meer dan iets minder waardoor je schema overhoop ligt.

Plan daarnaast ook niet teveel losse taken naast elkaar. Je bent vaak productiever als je je één dagdeel op één taak focust, in plaats van constant switchen van taak naar taak.

Productiever worden

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
Time blocking in je agenda: de ultieme productiviteitshack
Sluiten