Wat is belangrijk op je to-do list? Stel prioriteiten in deze 4 stappen

Met één blik op je ellenlange to-do list weet je genoeg: dit ga je nooit allemaal vandaag afkrijgen. Je zal dan prioriteiten moeten stellen, maar hoe bepaal je in hemelsnaam welke van je duizend-en-een belangrijke taken het meest belangrijk zijn? Toch is prioriteiten stellen de manier om je niet langer door de waan van de dag te laten leiden, terwijl belangrijke taken blijven liggen.

Zo leer je in vier stappen prioriteiten stellen.

1. Stel een doel voor jezelf op

Je kan pas prioriteiten stellen en voorrang verlenen aan bepaalde taken als je weet wat je wil bereiken. Als je vervolgens naar je takenlijst kijkt, kan je je namelijk bij elke taak afvragen of dat bijdraagt aan je doel. Ga eens in de zoveel tijd even zitten om je doelen voor de komende periode op te stellen. Houd het hoogstens op drie doelen. Met te veel doelen is het duidelijk dat je inderdaad niet goed prioriteiten kunt stellen.

2. Zeg nee tegen alles wat je niet bij je doel helpt

Schrijf elke dag eerst op wat je vandaag allemaal zou willen doen. Vervolgens kijk je naar je doelen. Welke taken dragen hieraan bij? Logischerwijs krijgen deze prioriteit.

Ook bij verzoeken van collega’s kun je kijken of ze bijdragen aan je doelen. Stel daarbij jezelf wel de vraag of het verzoek niet belangrijker is dan jouw doel.

Lees ook: 5 fouten die je met je to do-list maakt (en hoe je ze oplost)

3. Neem goed de tijd voor je prioriteiten

Maar liefst 89 procent van de mensen maakt vaak zijn to-do list niet af. Dat komt omdat wij van nature onderschatten hoe lang we over een taak doen. Verdubbel in je hoofd daarom altijd de tijd die je voor taken rekent als je jouw to-do list opstelt.

De stijlregel is dat je per dag drie prioriteiten kunt stellen en af kunt krijgen. Probeer dit aan te houden en schrijf die vierde belangrijke taak ook echt alleen op je to-do list als je drie prioriteiten af hebt gekregen. Zo houd je je to-do list realistisch.

4. Is het echt belangrijk, of alleen urgent?

Voor veel mensen zijn alle taken op hun to-do list belangrijk. Van hun normale dagelijkse taken tot het extra project dat ze oppakken. Zelfs dat binnenkomende mailtje moet nú beantwoord zijn. Hopelijk helpen je doelen al te onderscheiden of de taken echt belangrijk zijn.

Toch is er nog één belangrijk onderscheid te maken. Er is namelijk een verschil tussen belangrijk en urgent. Urgente zaken zijn taken die een bepaalde deadline hebben en die voor je gevoel niet kunnen wachten. Belangrijke taken zijn bij elk bedrijf en elk beroep anders. Of iets belangrijk is, kun je vaststellen als je jouw doelen hebt bepaald. Belangrijke taken helpen je jouw doel te bereiken.

Lees ook: Hoe stel je prioriteiten als alles op je to do-list belangrijk is?

Taken die belangrijk én urgent zijn, krijgen prioriteit. Is een taak belangrijk en niet urgent? Dan plan je ‘m in je agenda in. Taken die niet belangrijk maar wel urgent lijken, zoals mailtjes en telefoontjes, plan je zoveel mogelijk bij elkaar in. In plaats van constant je mail te checken, doe je dat bijvoorbeeld maar twee keer per dag.

Nog meer hulp nodig bij het stellen van prioriteiten? Schrijf je dan hieronder gratis in voor de online cursus over productiviteit. Meer informatie over de cursus vind je hier.

Reageer op artikel:
Wat is belangrijk op je to-do list? Stel prioriteiten in deze 4 stappen
Sluiten