Tessa Ham
Tessa Ham | LinkedIn Carrière 17 jul 2019

De do’s en don’ts van een out of office

Als je afwezig bent, gaat het mailgeweld in je inbox helaas nog net zo hard door. Of je nou op vakantie gaat, ziek bent of een andere reden hebt om niet op werk te verschijnen, het is daarom handig om een out of office in te stellen.

Hoe moeilijk kan dat nou zijn, zo’n kort berichtje? Toch blijft de cursor angstvallig knipperen en staar je naar een wit schermpje als het eenmaal zo ver is. Want wat moet je nou in zo’n out of office zetten? En misschien nog wel belangrijker: wat niet?

Don’ts out of office

Een out of office kan iedereen ontvangen. Van je beste vriend op werk tot je baas en van een vaste belangrijke klant tot een potentiële opdrachtgever. Wat moet je vooral niet doen als je een out of office schrijft?

Wachten tot het laatste moment

Als een race tegen de klok heb jij alle to do’s van je to do-lijstje afgevinkt voor je vakantie. Vijf voor half zes zie je dat er nog één taak onderaan je lijstje prijkt: je out of office instellen. Met je hoofd zit je eigenlijk al op je zonnige bestemming – of nou ja, eigenlijk bij alles wat je nog moet inpakken voor je daar aankomt.

Het instellen van een out of office is vaak een last minute taak, terwijl je dan de focus en inspiratie mist om een fijne out of office te schrijven.

Too much information

Het is goed om te vermelden waarom je jouw mail niet checkt, maar too much information is een heel ander verhaal. Ga je op huwelijksreis? Leuk om te vermelden! Hang je boven het toilet, moet je kind naar de tandarts of heb je een lekkage? Dat hoeven de mailers dan weer niet te weten.

Te grappig willen zijn

Begrijp ons niet verkeerd, we zijn helemaal vóór humor. Toch moet je hier wel mee oppassen. Als iemand jou voor de eerste keer mailt en een out of office terugkrijgt dat je mojitos op het strand aan het drinken bent om een zenuwinzinking te voorkomen, vragen mensen zich af wat er zich in hemelsnaam in jouw bedrijf afspeelt.

Aan de andere kant kan zo’n out of office het wel heel goed doen bij mensen die jou kennen en snappen wat jouw humor is. Onthoud bij het instellen dat werkelijk iedereen jou een mailtje kan sturen, waaronder een potentiële klant.

15 collega’s noemen die ze kunnen bereiken

Mailers doorverwijzen naar je collega’s is een grote do – daarover later meer. Maar houd het simpel en limiteer het aantal contacten tot twee of drie. Heb je een baan waar je echt zou moeten verwijzen naar 15 collega’s, spreek dan met één collega af dat hij/zij alle mailtjes opvangt en vervolgens doorstuurt.

Lees ook: 12 dingen die iedereen die op een kantoor werkt herkent

Do’s out of office

Oké, we weten nu wat we beter kunnen laten in een out of office. Maar wat moeten we er dan wel in zetten? Wat moet er bijvoorbeeld sowieso in staan?

Benoem de basics

Wat hoort er nou in een out of office te staan? Noem in ieder geval:

  • De periode dat je afwezig bent (is dat één of meerdere dagen?)
  • De reden voor je afwezigheid (zonder too much information)
  • Wanneer je weer terug bent
  • Welke collega’s bereikbaar zijn voor vragen

Benadruk wat mensen wel kunnen doen

In de meeste out of office mails wordt er benadrukt wat er allemaal niet kan: ‘Ik ben er niet en ben niet bereikbaar. Ik zal mijn mail niet checken etc.’ Zoals we net al aanstipten, is het slim om mensen altijd door te verwijzen naar collega’s.

Wat je vaak leest is dan: ‘Voor dringende vragen kun je contact opnemen met collega X‘. Dat kan je heel makkelijk ombuigen naar een zin met een positieve toon: ‘Mijn collega X helpt je graag verder.’

Geef een persoonlijke touch aan je out of office

Alhoewel humor moeilijk kan zijn in een out of office, scoor je sowieso bonuspunten als je jouw mail een persoonlijke touch geeft. Hoe dat er precies uitziet, ligt helemaal aan jou. Wat past bij jou, je mailers en je bedrijf? Benoem bijvoorbeeld dat het wifi-signaal niet al te best is als je aan het hiken bent door Zweden.

Out of office voorbeeld

Nu we de do’s en don’ts van een out of office weten, wordt het tijd ‘m ook daadwerkelijk te tikken. Om je op weg te helpen, hebben we bovenstaande regels verwerkt in foute en goede out of offices.

Dus niet:

Beste mailer,

Van [datum] tot [datum] ben ik niet aanwezig. Ik zal mijn mail niet lezen. Als ik terug ben zal ik je mail beantwoorden.

Met vriendelijke groet,
[naam]

Of:

Beste mailer,

Momenteel zit ik waarschijnlijk stomdronken op het strand van Griekenland. Ik ben wel bereikbaar, maar zal je telefoontje niet opnemen. Mijn collega’s hebben minder geluk en zitten nog wel te zwoegen op kantoor.

Neem voor dringende vragen contact op met:

Algemeen > [collega A]
Sales > [collega B]
Klant A > [collega C]
Klant B > [collega D]
Klant C > [collega E]
Andere zaken > [collega F]

Met vriendelijke groet,
[naam]

Maar:

Beste mailer,

Jij helemaal onder de indruk van een supersnelle enthousiaste reactie, blijkt het mijn out of office te zijn… Sorry! Helaas is het wifi-signaal niet fantastisch tijdens mijn hike door Zweden. Op [datum] ben ik terug van vakantie en beantwoord ik graag je mail.

In de tussentijd beantwoordt mijn collega [naam collega] graag je vragen. Je kunt [hem/haar] bereiken op [gegevens].

Met vriendelijke groet,
[naam]

Of een neutralere out of office:

Beste mailer,

Bedankt voor je mail! Van [datum] tot [datum] ben ik op huwelijksreis in Amerika. Om die reden zal ik je mail na [datum] lezen en beantwoorden. Mijn collega [naam collega] helpt je graag verder. Je kunt [hem/haar] bereiken op [gegevens].

Met vriendelijke groet,
[naam]

Ook handig:

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
De do’s en don’ts van een out of office
Sluiten