Dit is het geheim van Oprah voor efficiënte vergaderingen

We hebben ze allemaal weleens: van die vergaderingen waar je je na afloop afvraagt wat je in hemelsnaam nou precies besproken hebt. De kans is daarom groot dat je stiekem zucht als je een dag vol meetings in je agenda ziet. Niemand minder dan Oprah heeft een oplossing om precies dát gevoel tegen te gaan.

Dit is Oprah’s geheim voor efficiënte vergaderingen.

De start van een vergadering

Een efficiënte vergadering begint al bij de start. Meetings beginnen vaak een beetje rommelig. Omdat nooit iedereen tegelijkertijd in een vergaderruimte zit, beginnen je wachtende collega’s met kletsen over zaken die er op dat moment eigenlijk niet toe doen.

Oprah weet dat vergaderingen die stroef beginnen, meestal nooit helemaal lekker zullen verlopen. Als de ‘leider’ van de vergadering iets in de trant van ‘Even allemaal de aandacht erbij, jongens’ of ‘Zullen we beginnen?’ heeft moeten zeggen, dan is het al fout gegaan.

Het geheim van Oprah

Hoe lost Oprah dit op? Zij start elke vergadering met drie vragen:

  • Wat is de bedoeling van deze vergadering?
  • Wat is belangrijk?
  • En wat doet ertoe?

Nuttige vergaderingen hebben namelijk één duidelijk doel die in een zin is samen te vatten. Dat betekent dat je aan de hand van de vergadering over kunt gaan op een actie. Bijvoorbeeld: ‘Bepalen welk experiment we uit gaan voeren’ of ‘Een deadline vaststellen voor het nieuwe product dat we willen uitbrengen’. Heeft de vergadering niet een duidelijk doel? Dan zal er uiteindelijk niets terechtkomen.

Benieuwd naar het geheim van Jeff Bezos voor efficiënte vergaderingen? Hij heeft de ‘twee pizza’-regel

Nog een tip van Oprah

Zorg ook dat je van tevoren een mail hebt gestuurd, of papieren hebt uitgedeeld met de benodigde informatie. Zo kan iedereen zich van tevoren inlezen en er al over nadenken. In een vergadering je collega’s informeren is tijdsverspilling en niet efficiënt.

Beperk je in een vergadering tot de vragen wie, wanneer en wat. Alleen op deze manier bereik je het meest, maak je duidelijke afspraken en weet iedereen precies waarvoor ze verantwoordelijk zijn in de vervolgstappen.

Het geheim van Oprah voor efficiënte vergaderingen is dus bij de start van de meeting het doel vast te stellen en hier vervolgens niet van af te wijken met allemaal randzaken.

Meer handige tips

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
Dit is het geheim van Oprah voor efficiënte vergaderingen
Sluiten