Waarom grote projecten opdelen in kleine taken ons zo veel productiever maakt

Het is veel makkelijker om to focussen op de ene voet voor de ander te zetten, in plaats van het megaverre einddoel. Dat kan vaak nogal overweldigend voelen. Het advies om grote projecten te hakken in kleinere taken, heb je vast weleens gehoord. ‘Microproductiviteit’, noemen ze dat bij productiviteitstool Trello.

Het klinkt logisch, maar eigenlijk hebben we er nooit bij stilgestaan waarom deze tactiek werkt. Want in feite doe je natuurlijk dezelfde hoeveelheid werk. Wat zijn de wetenschappelijke en psychologische redenen dat we het op deze manier makkelijker voor elkaar krijgen?

Je brein is beperkt

Het klinkt misschien een beetje hard, maar wees niet getreurd, want we hebben er allemaal last van. Je kunt gewoonweg niet alles onthouden. Het verschilt natuurlijk van persoon tot persoon, maar onderzoek wijst uit dat we gemiddeld drie tot vijf taken op ons mentale to do-lijstje kunnen hebben. Bij meer taken gaan we dingen vergeten.

Als we op ons geheugen vertrouwen, denken we bij elke stap van de weg: ‘Wat moest ik ook alweer nu doen?’ Het is dan makkelijk om afgeleid te raken, niet meer op het juiste pad te zitten of een stap over te slaan. Naast grote projecten opdelen in behapbare stukken is het dus ook belangrijk om ze op te schrijven. Dat kan in een notitieboekje zijn, maar ook in digitale hulpmiddelen als Trello of Todoist.

5 apps die je helpen shit gedaan te krijgen in 2019

We zijn productiever met specifieke doelen

Onderzoek na onderzoek wijst uit: we werken beter met specifieke doelen. Dat komt omdat een groot project nogal vaag kan zijn. Wil je bijvoorbeeld je website voor je bedrijf live hebben? Dat lijkt op het eerste gezicht best specifiek. Maar wanneer is het klaar? En wat moet je daar eigenlijk voor doen? En tja, eigenlijk heb je daar deze week geen tijd voor. “Microproductiviteit zorgt ervoor dat we het project minder gaan uitstellen“, zegt productiviteitscoach en spreker Melissa Gratias. “We weten vaak niet hoe we moeten beginnen.”

Als je als taak ‘het schrijven van de home-pagina hebt’, dan weet je precies hoe je dat aan moet pakken. Ook helpt het ons focussen: pas als we die taak hebben afgestreept, hoeven we aan het volgende te beginnen. We hoeven niet alles tegelijkertijd te doen.

Het geluksstofje dopamine

Wij mensen zijn veel meer geneigd ons te focussen op onze kortetermijndoelen, dan die op de lange termijn. We kijken liever nog één aflevering van een serie, dan dat we morgen fris opstaan. We eten toch liever nu die reep chocolade, dan dat we ons goed voornemen voor ‘fit worden’ halen.

Je kent het lekkere gevoel wel als je iets van je to do-lijstje kunt afstrepen. Je brein maakt op dat moment namelijk het geluksstofje dopamine aan. Dat voelt lekker en daar willen we dus meer van. We willen (onbewust) proberen weer zo’n shot dopamine aan te maken. Waar dat in bovenstaande voorbeelden misschien niet zo lekker werkt, kan dat op werkgebied wél goed uitpakken.

Dat is precies de reden waarom de meesten van ons met kleine specifieke taken veel productiever worden.

Nog productiever worden?

Reageer op artikel:
Waarom grote projecten opdelen in kleine taken ons zo veel productiever maakt
Sluiten