Tuesday Talks: zo maak je meetings een stuk efficiënter

Iedereen die weleens in een lange onnodige meeting heeft gezeten, heeft het zich afgevraagd: ‘Waarom doen we dit eigenlijk?’ Steven Rogelberg doet onderzoek naar vergaderingen en deelt in een TED Talk zes simpele manieren om meetings efficiënter (en draaglijker) te maken.

Ga voor zo klein mogelijke meetings

Nodig altijd zo min mogelijk mensen uit voor de vergadering. In andere woorden: geen mensen die toekijken of erbij zitten om ‘alleen maar mee te luisteren’. Wil je niemand buitensluiten? Zorg dan dat je de notities van de meeting binnen 24 uur stuurt naar iedereen die er wat mee zou kunnen.

Wees een goede host als jij vergaderingen leidt

Zorg ervoor dat iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt, zodat je zeker weet dat iedereen wat inbrengt. Begroet mensen die binnenkomen en stel de mensen die elkaar niet kennen aan elkaar voor. Er is een makkelijk ingrediënt die elke meeting beter maakt: snacks.

“Het zijn niet zozeer de snacks zelf die iedereen gemotiveerder maakt”, legt Regelberg uit. “Het gaat om het feit dat je de tijd en moeite hebt genomen om ze mee te nemen.”

Verkort de meeting

Bij veel bedrijven worden vergaderingen in de agenda voor een uur ingepland. Maar, merkt Rogelberg op, als je een kortere tijd had ingepland voor de meeting, had je waarschijnlijk ook alles kunnen behandelen. “Psychologisch onderzoek suggereert daarnaast dat teams optimaal presteren en meer gefocust zijn als ze een beetje onder druk staan”, voegt hij daaraan toe.

Ga om die reden voor vergaderingen van 20, 30 of 40 minuten, maar natuurlijk wel met duidelijke agenda’s en doelen. Een manier om de lengte van een vergadering in te korten, is om er een staande vergadering van te maken. “De kwaliteit is hetzelfde”, zet Rogelberg. “Maar staand nemen ze de helft van de tijd in beslag.”

Houd een ander soort meeting

Als je met twee of drie mensen bent, kan je bijvoorbeeld je vergadering lopend doen. Onderzoek toont namelijk aan dat mensen een hogere tevredenheid én meer creativiteit melden als ze lopend een meeting doen. It goes without saying, maar zorg wel dat je vergadering geen laptops of presentaties nodig heeft.

Rogelberg heeft nog een tip: brainstorm op een andere manier. “Laat iedereen individueel in stilte hun ideeën opschrijven op papier. Zo worden twee keer zoveel ideeën bedacht. Daarnaast zijn die vaak creatiever en innovatiever.”

Maak een agenda aan de hand van vragen

Bedenk voordat de meeting begint een lijst met vragen die je beantwoordt wil hebben. Zo weet je precies wanneer je klaar bent (als alle vragen beantwoord zijn) en duurt het niet onnodig lang. Kan je geen vragen bedenken? Dan is een vergadering waarschijnlijk niet nodig.

Evalueer ze eens in de zoveel tijd

Als je vaak vergaderingen leidt, is het verstandig om eens in de zoveel tijd de mening van de aanwezigen te vragen. Stel vragen als: “Wat gaat er goed in onze vergaderingen? Wat kan beter? Heb je specifieke ideeën om ze te verbeteren?” Luister goed naar de opmerkingen (neem ze niet persoonlijk). Zulke verbeteringen kunnen je meetings (en daardoor iedereens productiviteit) enorm verbeteren.

Bekijk de hele TED Talk van Steven Rogelberg hieronder:

Meer interessante TED Talks:

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
Tuesday Talks: zo maak je meetings een stuk efficiënter
Sluiten