Tessa Ham
Tessa Ham Carrière 17 okt 2018

5 tips voor het helse karwei dat je mailbox organiseren heet

Niemand vindt mailen leuk, maar toch sturen de meer dan drie miljard gebruikers elkaar elke dag zo’n 269 miljard mails. Grote kans dat je door al die mails je mailbox niet meer ziet. Dan hebben we goed nieuws voor je: inbox zero is écht mogelijk. Maar hoe doe je in hemelsnaam deze monsterklus?

1. Je mailbox opschonen

Tja, als je een ‘schone’ mailbox wilt, zul je toch echt de grote rotzooi die je e-mail nu is, moeten opruimen. Krijg je mails binnen van je (zakelijke) Facebook? Zet die dan uit. Kost je een paar seconden, scheelt je een hoop ergernis.

Ook is het tijd om je voor alle nieuwsbrieven uit te schrijven die je toch niet leest. Gelukkig kan dat heel makkelijk met unroll.me. Koppel je mailbox aan de website en ze laten precies zien op welke nieuwsbrieven jij geabonneerd bent. Het beste van alles: je kunt er dan gelijk voor kiezen om je uit te schrijven. Hoppa, opgeruimd staat netjes!

2. Zet je notificaties uit

Heb je inbox zero bereikt? Dan is het tijd voor de volgende stap: je notificaties uitzetten. Als je erover nadenkt, hoef je echt niet direct te antwoorden op elke mail. E-mail wordt namelijk gebruikt voor minder dringende zaken. Anders bellen ze wel. Wacht je toch op een belangrijke mail? Dan kun je bij veel mailprogramma’s zoals Gmail instellen dat je van bepaalde mailadressen wel een notificatie ontvangt.

Plan vervolgens bepaalde momenten (hooguit drie keer per dag) in, om je mail te checken en te beantwoorden. Heel belangrijk, want volgens onderzoek van de Loughborough University doen we er gemiddeld 64 seconden over om na een binnenkomende e-mail weer geconcentreerd bezig te zijn.

3. Je cc-mail in een aparte map

Vooral in een groot bedrijf krijg je te maken met cc-mail. Wist je dat je die gelijk in een aparte map terecht kunt laten komen? Je kunt dit bijvoorbeeld doen met ‘regels’ in Outlook of ‘filteren’ in Gmail. Kun je daar mooi tijdens je middagdip even snel doorheen lopen.

4. De 2-minuten regel

Kun je een mail binnen twee minuten beantwoorden en afhandelen? Doe dat dan gelijk (op de vaste momenten dat je jouw mail checkt). Als je nog iets moet opzoeken of navragen, sleep je de mail naar de ‘to do’-map (zie volgende tip). Ga vervolgens verder met de mails die je binnen twee minuten kunt afhandelen.

5. Werken met verschillende mappen

Zoals we hierboven al zeiden, kun je het beste een ‘to do’-mapje maken. Hier staan alle mails in die je niet even snel kon beantwoorden. Natuurlijk moet je wel een moment inplannen om deze mails te beantwoorden. Je kan ook een ‘wachten op’-map aanmaken. Hier sleep je alle mails in waar je nog een antwoord op verwacht.

Beperk het aantal mappen tot maximaal 7 mappen. Je kunt daar natuurlijk ook weer submappen in maken. Vergeet niet dat je jouw mails tegenwoordig vooral via de zoekoptie vindt en dat je niet per se in de mapjes meer hoeft rot te zoeken.

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
5 tips voor het helse karwei dat je mailbox organiseren heet
Sluiten