Help! Wat doe je als je een verkeerde e-mail hebt verstuurd?

Heb jij weleens een verkeerde e-mail gestuurd? Er bestaat wel een ‘deleteknop’ waarmee je zulke blunders ongedaan kan maken, maar dan moet je wel een hoop geluk hebben (lees daarover hier meer). Gelukkig zijn er ook manieren om dit soort situaties toch nog professioneel aan te pakken, die we voor jullie op een rijtje hebben gezet. You’re welcome.

Ons eerste advies voor jullie is: don’t panic. Een verkeerde e-mail verzenden overkomt zelfs de meest ervaren manager wel eens, en meestal is het echt geen reden om je dag te laten verpesten. Verder hangt veel af van de inhoud van je e-mail én van de ontvanger. Hieronder onze tips.

Reageer niet impulsief

Je eerste reactie is waarschijnlijk om onmiddellijk actie te ondernemen, maar een impulsieve reactie is niet altijd optimaal. Neem daarom de tijd om even na te denken en adem diep in en uit.

Schat de ernst van je fout in

Hoe erg is je fout op een schaal van nul tot ultieme crisis? Gaat het om een spellingsfout of een foutieve naam, dan is je fout makkelijk weer recht te zetten. Heb je gevoelige informatie verspreid bij de foute persoon, dan zijn er meestal meerdere stappen nodig.

Valt het mee?

Heb je geen gevoelige informatie in je verkeerde e-mail verspreid? Een beleefde manier om je fout recht te zetten is een extra mailtje sturen waarin je in de onderwerpregel meedeelt dat je de vorige mail verkeerd had verzonden. Een voorbeeld is:

“Excuses voor de eerdere vergissing, gelieve de vorige e-mail te negeren”.

Je boodschap in de onderwerpregel zetten bespaart de ontvanger tijd.

Gevoelige informatie?

Is de inhoud van de e-mail iets te gevoelig om met een e-mail op te lossen? Dan kan een telefoontje de manier zijn om één en ander op te klaren. Als de ontvanger van je e-mail een secretaresse heeft, bel deze persoon dan eerst en probeer het probleem zo te verhelpen.

Baas inlichten of niet?

We begrijpen dat je het liefst je blunder voor jezelf houdt – niets is zo ellendig als een fout opbiechten bij je baas. Als je echter erg gevoelige informatie buiten de organisatie hebt verspreid dan wil je baas dit vast ook weten. Het beste is dan echt om dit eerlijk op te biechten. Je baas heeft vast al wel voor grotere uitdagingen gestaan tijdens zijn carrière. Hoogstwaarschijnlijk zal hij meteen meedenken aan een oplossing in plaats van je een uitbrander te geven.

Roddelde je over een collega en kwam dit uit?

Oeps, dat was niet de bedoeling. Roddelen is nooit echt een mooie eigenschap, maar het is wel menselijk. De beste manier is om openlijk aan je team te communiceren dat je je fout inziet.

“Toen ik de vergadering met mijn collega aan het bespreken was, wisselden we onprofessionele commentaren uit.”

“Helaas zijn die bij de foute persoon beland. Ik zie mijn fout in en ik heb me reeds verontschuldigd bij die persoon. Hij/zij begreep dit en heeft mijn excuses aanvaard, maar ik wou deze situatie toch even meedelen aan het team. Het zal niet meer gebeuren.”

Eerlijkheid is key

Je leest het al, eerlijkheid duurt altijd het langste. Grote kans is ook dat jij er een veel groter probleem van maakt dan de betrokkenen. Fouten gebeuren, we’re all human. Ons beste advies is dus om steeds transparant en met de nodige nederigheid te communiceren.

Lees ook: Waarom het oké is om af en toe falen (en het zelfs goed voor je is)

Fouten voorkomen in de toekomst

Het leuke aan fouten maken is dat je ervan leert. Zet de spelling check aan en kijk de ontvangers nog eens na als je in de toekomst de verzendknop indrukt.

Jij zit er misschien mee in je maag, maar geloof ons: de wereld vergaat niet van zo’n verkeerde e-mail.

Dit vind je misschien ook interessant:

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
Help! Wat doe je als je een verkeerde e-mail hebt verstuurd?
Sluiten