Tessa Ham
Tessa Ham | LinkedIn Mindset 24 okt 2019

Dit team komt wekelijks een uur samen om te vragen hoe het nou écht gaat

Je spendeert meer tijd met je collega’s dan met je vrienden. Toch weet je vaak niet écht hoe het met de ander gaat en blijft het bij het koffiezetapparaat bij plannen voor het weekend en misschien een zieke kat. Niet bij Fonk, een ontwerpbureau waar iedere week teams een uurtje samenkomen om eens echt met elkaar te praten.

“Veel mensen vragen of het niet een soort klaaguurtje is”, vertelt Astrid Poot, creatief directeur van Familie van Fonk, het concept lab van Fonk. “Dat is het niet: door elke week met elkaar te praten lossen we zaken al op voordat ze ook maar een probleem worden.”

Het ontstaan van het welzijnsuurtje

“Eigenlijk is er per ongeluk iets moois ontstaan”, vertelt Astrid, als ik vraag naar het ontstaan van de wekelijkse check-in met het team. “Familie van Fonk was eerst een specialistisch team binnen het grote Fonk. Wij werkten aan de minder commerciële projecten die veel over het welzijn van families en kinderen gingen. De wekelijkse check-in was eerst eigenlijk een teamoverleg. Omdat het werk veel over psychische problemen ging, deelden we gaandeweg ook informatie over onszelf.”

Het team ging het steeds meer hebben over hun rotdagen, privéproblemen en zaken waar ze tegenaan liepen op het werk. Daar rolde het uiteindelijke welzijnsuurtje uit, waarbij het team op donderdagochtend met een kop koffie plaatsneemt aan tafel. “Hé collega, hoe gaat het?”, vraagt iemand aan een collega. Als diegene is uitgesproken, geeft hij of zij de vraag door naar een ander: “Hoe gaat het met jou?”

Vertrouwenssfeer in het team

Je mag alles delen wat je wil, tussendoor op elkaar reageren en er zit geen tijdlimiet aan het verhaal. “We hebben maar één afspraak: wat er vertelt wordt tijdens het uur blijft geheim. Daar houdt iedereen zich goed aan, waardoor er een vertrouwenssfeer ontstaat.” Dat is niet het enige voordeel van het ‘welzijnsuurtje’, merken Astrid en haar collega’s. “Er is geen roddelcultuur meer. Mensen hoeven niet te gaan klagen bij het koffiezetapparaat, omdat alles al is besproken.”

“Je kunt al de angel uit iets trekken voordat het pijn gaat doen.”

Daarnaast heeft de wekelijkse check-in ook een positief effect op de samenwerking. “Je kent elkaar veel beter, waardoor je meer voor elkaar doet en sneller tegen een collega kunt zeggen: ‘Hé, ik denk iets aan je te zien. Kan ik je helpen?’ De relatie die je hebt met je collega’s draagt enorm bij aan jouw werkgeluk. Denk maar aan dat maatje waarmee je altijd koffie gaat halen bijvoorbeeld.”

Lees ook: Vrienden op werk hebben maakt je gezonder én productiever

Invoering in het hele bedrijf

Inmiddels is deze aandacht voor elkaar in het hele bedrijf geïmplementeerd. Waar Astrid en haar team gaandeweg meer persoonlijke en werkgerelateerde problemen gingen delen, was het voor veel teams compleet nieuw.

“Het kost echt even tijd, voordat je wat gaat delen”, vertelt Astrid. “De programmeurs waren bijvoorbeeld veel minder open en hadden er hun twijfels bij, maar na twee of drie keer legden ze ook dingen op tafel die ze anders niet hadden gedeeld. Het helpt dat je niet iets hoeft te delen als je dit niet wil. Je bepaalt zelf jouw grens.”

Een gezonder bedrijf

Astrid denkt dan ook dat zo’n wekelijkse check-in in elk bedrijf kan werken. “Het spannendste is of je die vertrouwenssfeer kunt creëren. Dat is misschien lastiger bij een bedrijf waar mensen druk bezig zijn om ten koste van de ander de carrièreladder te beklimmen. Maar juist dan is het belangrijk om in gesprek te gaan met elkaar en te leren dat je niet per ten koste van de ander, maar ook met de ander kan werken.”

“Het maakt het bedrijf gezonder en de kans op burn-outs kleiner.”

Ze heeft een tip voor werknemers die de voordelen van zo’n wekelijkse check-in met hun team ook wel in zien: “Veel organisaties hebben alleen maar functionele overleggen. Bespreek met je team of er behoefte is aan een minder functioneel overleg. Dat kan ook gaan om opmerkingen over hun werkplek bijvoorbeeld. Het gaat echt om aandacht voor elkaar hebben buiten het kernproces om. Begin met een uurtje per maand, waarna je geen actielijst hoeft te hebben als je van tafel gaat.”

Wil je meer over het welzijnsuurtje weten, of misschien zelfs een check-in laten leiden door Familie van Fonk? Stuur dan een mailtje naar astrid@familievanfonk.nl.

Verder lezen: Wat je moet doen als jij je buitengesloten voelt op werk

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
Dit team komt wekelijks een uur samen om te vragen hoe het nou écht gaat
Sluiten