Geld 15 okt 2018 Tessa Ham

Factuurvereisten: deze gegevens moeten sowieso op je factuur staan

Even een applausje voor jezelf. Je kunt je eerste factuur versturen! Maar wat moet er precies op een factuur staan? Wij zetten alle factuurvereisten op een rij.

Factuurvereisten: factuurkop

Bedrijfsnaam en adres

Ten eerste moet je natuurlijk jouw contactgegevens op je factuur zetten. Dat houdt in: je naam, bedrijfsnaam en adres. Heb je (nog) geen eigen bedrijf? Zet er dan alleen je naam en adres op.

Bedrijfsnaam en adres van klant of opdrachtgever

De naam en het adres van de afnemer moeten ook op de factuur vermeld staan.

Zakelijke bankrekeningnummer

Je wil het klanten en opdrachtgevers zo makkelijk mogelijk maken om je zuurverdiende centen over te maken. Zet daarom je bankrekeningnummer op de factuur.  Een zakelijke bankrekening kost geld, maar je houd op deze manier wel meer overzicht tussen de inkomsten en uitgaven van je bedrijf en bijvoorbeeld de dagelijkse boodschappen. Je zult zelf moeten kiezen of je het je geld waard vindt.

KvK-nummer

Als je serieus voor jezelf wilt beginnen, is het slim om langs de Kamer van Koophandel te gaan. Grote kans dat je dit al hebt gedaan, voordat je jouw eerste factuur moet verzenden. Een van de factuurvereisten is je KvK-nummer. Bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel krijg je automatisch een KvK-nummer. Dit houdt in dat opdrachtgevers en klanten kunnen zien dat je officieel bent geregistreerd in de database. Jouw nummer moet op iedere factuur vermeld staan.

Btw-nummer

Als jij je inschrijft bij de KvK krijg je van de Belastingdienst een btw-nummer (omzetbelastingnummer). Ook deze moet je op je factuur vermelden.

Factuurnummer

Een duidelijk factuurnummer op de factuur zetten, is een vereiste die bij beginnende ondernemers af en toe fout gaat. Je mag factuurnummers namelijk niet zomaar verzinnen. Je factuurnummer moet opvolgend zijn en logisch zijn.

Vind je het een beetje knullig om met 1 te beginnen? Dan heb je wel de vrijheid om met het getal 60 te beginnen. Op één voorwaarde: als de factuur erna maar het nummer 61 heeft.

Tip: veel ondernemers voegen het jaar toe aan hun factuurnummer, zodat je geen overlap krijgt. Voor de duidelijkheid kun je ook de maand toevoegen. Het is maar net wat jij fijn vindt. Dan krijg je bijvoorbeeld 2018-12 of 201810-12.

Factuurdatum

De factuurdatum is de datum waarop jij jouw factuur verstuurd naar je klant of opdrachtgever.

Factuurregel(s)

Datum en omschrijving levering of dienst

Op de factuur beschrijf je ook wat je precies voor de afnemer hebt gedaan en hoeveel uren je daaraan kwijt was. Beschrijf dit zo goed mogelijk.

Verdubbel nooit het aantal uren op de factuur dan je van tevoren had afgesproken met de opdrachtgever. Geef het ruim van tevoren aan als de klus meer tijd inneemt dan je oorspronkelijk dacht.

Btw-tarief

De meeste ondernemers (er zijn enkele uitzonderingen) moeten btw rekenen over de bedragen die ze bij klanten of opdrachtgevers in rekening brengen. Je vermeldt altijd:

  • het bedrag exclusief btw
  • Het gehanteerde btw-tarief
  • Het subtotaal
  • Het btw-bedrag in euro’s
  • Het totaalbedrag incl. btw

Factuurvoet

Betalingscondities

Dit is niet een van de factuurvereisten, maar zeker een belangrijke factor! Hier geef je onder andere aan voor wanneer zij het bedrag moeten hebben voldaan. De betalingstermijn mag je zelf bepalen, maar het is slim om bij de start van de samenwerking af te spreken welke betalingstermijn je aanhoudt.

Maar wat voor betalingstermijn kun je het beste aanhouden? Sinds 2013 is in de wet vastgelegd dat een betalingstermijn standaard dertig dagen is. Je kan daarop afwijken. Zo mag je afspreken (schriftelijk of contractueel) dat de betalingstermijn zestig dagen is. Dat is wel echt het maximale. Er is bovendien geen minimumtermijn voor een factuur. Veel mensen hanteren een betalingstermijn tussen de veertien en dertig dagen.

Wat doe je als een factuur niet wordt betaald?

Voorbeeldtekst voor betalingscondities

Wij verzoeken u vriendelijk het bedrag van [het verschuldigde bedrag] uiterlijk [uiterste betaaldatum] over te maken naar [jouw bankrekeningnummer] ten name van [jouw bedrijfsnaam] onder vermelding van factuurnummer [X].

Succes! Hier vind je nog meer tips die je kunnen helpen bij het opstellen van een factuur.

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
Factuurvereisten: deze gegevens moeten sowieso op je factuur staan
Sluiten