Geld 18 okt 2018 Ariela Slakhorst

Factuur maken: zo stel je een factuur op

Spannend! Je hebt de keuze gemaakt om voor jezelf te werken. Een keuze die veel vrijheid met zich meebrengt, maar ook veel verantwoordelijkheid. Zo moet je bijvoorbeeld je eigen factuur maken. Een belangrijke taak waar je niet te licht over moet denken.

Een factuur maken hoeft nooit als je voor een leidinggevende werkt. Dat is wel anders als zzp’er, want zonder factuur geen centen en daar doen we het (deels) voor. Met een template voor je factuur hoef je er nooit meer naar om te kijken. Oké, niet nooit, maar het voorkomt veel onnodig werk. Met een goed template bespaar je in ieder geval maandelijks een hoop tijd.  

Online factureren

Er zijn online ontzettend veel templates voor het opstellen van een factuur. Sommige zijn betaald, maar een hoop zijn gratis. Het is belangrijk om eerst voor jezelf vast te stellen wat je belangrijk vindt en wat je budget is, zodat je gericht kunt zoeken naar een passend template.

Het voordeel van een online factuur is dat je bij de meeste gemakkelijk periodieke facturen kunt inplannen. Een ander voordeel is dat je eventueel betalingsopties zoals betalen met iDEAL en creditcard kunt toevoegen aan de factuur.

Factuur maken via Excel

Wil je liever niet online een factuur opstellen? No worries! Je kunt via Excel ook gemakkelijk een eigen factuur opstellen. Open een nieuw bestand, klik vervolgens op galerij en daarna op facturen. Je vindt daar verschillende sjablonen voor facturen. Let wel op dat je kiest voor een sjabloon dat voldoet aan alle gestelde eisen. Mocht het sjabloon punten missen die je wel wilt dan kun je deze altijd toevoegen.

Facturen in het buitenland

Voor het versturen van een factuur naar het buitenland gelden andere regels. Je maakt bijvoorbeeld bij Europese klanten onderscheid tussen particulieren en bedrijven. Een Europese klant of opdrachtgever zonder btw-nummer wordt als particulier beschouwd. Je brengt dan het Nederlands btw-tarief in rekening.

Iedereen met een btw-nummer in Europa wordt gezien als bedrijf. Het is wel van belang dat je het btw-nummer van de klant controleert. Dat kan via de website van de Europese Commissie. Bij klanten met een btw-nummer breng je geen btw in rekening, maar verleg je de btw. Dit noteer je op de factuur samen met het btw-nummer van de klant. Buiten Europa gelden weer andere regels. Het is daarom verstandig om hiervoor advies te vragen bij een boekhouder.

Consistentie is the key

Wees consistent als het gaat om je factuur. Zowel met het versturen als met de opmaak. Je kunt onprofessioneel overkomen als je om de haverklap een ander template gebruikt voor je facturen. Daarnaast wilt je ook herkenbaar zijn voor je klanten en opdrachtgevers. Wat het versturen van je factuur betreft doe je er goed aan om een vaste datum aan te houden. Dat is niet alleen handig voor jezelf, maar ook voor de ontvanger.

Eisen factuur

Een factuur moet altijd aan een aantal eisen voldoen. Die zijn in principe hetzelfde, of het nu gaat om een dienst of product. De factuur bestaat uit drie delen: de factuurkop, factuurregels en de factuurvoet. Hier lees je wat de factuurvereisten precies zijn.

Factuur uit handen geven

Zie je het niet zitten om zelf je facturen op te stellen en versturen? Als je het je kunt betalen,  is het ook mogelijk om het uit handen te geven. Een boekhouder kan naast je administratie en belastingaangifte ook je facturen op zich nemen. Een groot voordeel is dat jij er zelf geen tijd aan kwijt bent. Bovendien weet je zeker dat alles goed wordt geregeld. Scheelt ook een hoop werk met het versturen van eventuele betalingsherinneringen.  

Wat doe je als een factuur niet wordt betaald?

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
Factuur maken: zo stel je een factuur op
Sluiten