Help: hoe stel je prioriteiten als alles op je to do-list belangrijk is?

Na het pakken van een kopje koffie is het tijd om je to do-list te maken. Terwijl je al je taken voor vandaag opschrijft, breekt het zweet je uit. Waarom zitten er maar 24 uur in een dag? Hoe krijg je dit in hemelsnaam allemaal gedaan? Het is dan belangrijk om prioriteiten te stellen. Maar ja, wat doe je als alles op je to do-list belangrijk lijkt? De Eisenhower matrix helpt je uit de brand.

Eisenhower matrix? In dit artikel leggen we je uit wat deze fijne time management tool precies inhoudt.

Prioriteiten stellen

We hebben allemaal wel van die dagen waarop de taken maar blijven opstapelen en je inbox lijkt te overstromen. Juist op deze dagen is het lastig om te bepalen waar je moet beginnen. Gelukkig kan de Eisenhower matrix, ook wel Eisenhower model, Eisenhower schema of Eisenhower kwadrant genoemd, je helpen prioriteiten te stellen.

De Eisenhower matrix komt voort uit een beroemde uitspraak van Dwight D. Eisenhower, de 34e president van de Verenigde Staten: “Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent”.

Je kan je wel voorstellen dat je als president constant prioriteiten moet stellen. Als leider van een land lijkt alles belangrijk en urgent. Toch kun je wel stellen dat Eisenhower enorm productief was: hij was opperbevelhebber tijdens de Tweede Wereldoorlog, legde een netwerk aan snelwegen aan in de VS en richtte NASA op.

Eisenhower model: vier kwadranten

Het Eisenhower model maakt dus onderscheid tussen belangrijke en urgente zaken. Urgente zaken zijn taken die een bepaalde deadline hebben en die eigenlijk niet kunnen wachten. Belangrijke taken zijn bij elk bedrijf en elk beroep anders. Of iets belangrijk is, kun je vaststellen als je jouw doelen hebt bepaald. Belangrijke taken helpen je jouw doel te bereiken.

Bij de Eisenhower matrix stel je daarom bij elke to do op je lijst twee vragen: hoe belangrijk is de taak en hoe urgent is de taak?

Is een taak belangrijk én urgent?

In het eerste kwadrant van de matrix komen to do’s die je nú moet uitvoeren en belangrijk zijn. Hierbij kun je denken aan die klant bellen dat je morgen niet langs kan komen of een probleem dat je moet oplossen zodat je collega’s ook weer aan de slag kunnen.

Taken die je eigenlijk al gedaan moet hebben? Die zet je ook in het eerste vakje.

Lees ook: Waarom je de dag moet beginnen met je belangrijkste taak

Is een taak belangrijk en niet urgent?

Is je to do wel belangrijk, maar hoeft die niet per se vandaag gedaan te worden? Dan plan je ‘m in je agenda in. Denk hierbij aan het bedenken van een strategie, het maken van een presentatie of het doen of zelfs uitzoeken van een cursus.

Is een taak niet belangrijk maar wel urgent?

De taken in dit kwadrant zijn bijvoorbeeld e-mails die je nog moet sturen of social media posts die je nog moet inplannen. Oh, en vergeet de telefoontjes en administratie niet! Kijk of je de to do’s in dit kwadrant kunt delegeren. Als je ondernemer bent, is het misschien tijd om een VA aan te nemen, als je te veel met taken uit dit kwadrant bezig bent.

Is je taak niet belangrijk en ook niet urgent?

In het vierde kwadrant staan to do’s die je eigenlijk beter van je lijst kunt schrappen in drukke periodes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vergaderingen waar je eigenlijk niet bij hoeft te zijn. Werkzaamheden die eigenlijk niet de gewenste resultaten met zich meebrengen, maar die je te leuk vind om mee te stoppen.

Of de tijd die je besteed aan het bekijken van kattenfilmpjes op het internet. ?

Ook handig: Moeite met time management? Zo maak je tijd voor de zaken die er écht toe doen

Eisenhower matrix template

You know what to do: stel bij al je to do’s de twee vragen en bepaal in welk kwadrant ze thuishoren. Om je een handje te helpen maakten we een Eisenhower matrix template die je uit kunt printen en op je bureau kunt leggen. Zo heb je deze fijne time management tool altijd bij hand als je moeite hebt met prioriteiten stellen.

eisenhower matrix template

Meer hacks en tools voor beter time management

In 4 weken naar een productiever leven

Meld je aan voor onze wake-up letter en volg onze productiviteitscursus

Reageer op artikel:
Help: hoe stel je prioriteiten als alles op je to do-list belangrijk is?
Sluiten