Kim de Jong
Kim de Jong Geld 15 aug 2019

Bericht van incassobureau ontvangen? Doorloop deze korte checklist

Daar ligt hij dan op de mat of in je inbox; een bericht van het incassobureau. De paniek slaat je direct om de oren. Je doet altijd je uiterste best om elke rekening op tijd te betalen. Juist om dit soort zaken te voorkomen.

Maar wacht! Voordat je in een recordtempo je internet bankieren app erbij pakt om braaf het gevraagde geld, inclusief de opslag voor rente, boete, en administratiekosten te betalen kun je beter even een stap terug doen om deze korte checklist te doorlopen:

1. Is de originele factuur inderdaad niet betaald?

Achterhaal eerst om welk bedrijf en welke factuur het gaat. Is deze factuur niet per ongeluk betaald via een verkeerd betalingskenmerk, of naar een ander rekeningnummer (van hetzelfde bedrijf) overgemaakt?

2. Is de originele factuur en de herinnering wel gestuurd/ ontvangen?

Na het uitsturen van de factuur dien je altijd eerst nog een herinnering gestuurd te worden voordat een incassobureau wordt ingeschakeld. Is dit de eerste keer dat je ziet dat dit geldbedrag open staat? Bijvoorbeeld omdat je originele factuur en herinnering niet hebt ontvangen?

Betaal dan niet direct, maar meld dit bij het incassobureau zodat zij het incasso traject kunnen stopzetten. Zij dienen dan met het bewijs te komen dat laat zien dat jij op de hoogte had moeten zijn van de kosten.

Als de kosten zelf wel terecht zijn, bijvoorbeeld omdat je bent verhuisd maar je adreswijziging niet tijdig hebt doorgegeven, waardoor de factuur en herinnering naar je oude woning zijn gegaan,  dan dien je de factuur natuurlijk alsnog te betalen.

Lees ook: De Profit First methode: deze andere manier van denken gaat je meer winst opleveren

3. Is het nodig om een betalingsregeling te treffen?

Kun je de openstaande rekening niet in één keer betalen, omdat je dan in de knoop gaat komen met andere kosten? Contacteer dan het incassobureau om een betalingsregeling te treffen. Vergeet ook het bedrijf achter de factuur niet te benaderen als je weet dat er meer facturen aan komen die je momenteel niet kan betalen.

Let op! Een incassobureau is niets meer dan een extern bedrijf dat als dienst aanbiedt om openstaande rekeningen betaald te krijgen voor andere ondernemingen. Zij hebben geen andere of meer rechten dan een ander bedrijf om het geld te innen, zoals een deurwaarder dat wel heeft. Ze gebruiken dus vaak dure woorden en imposante kleuren (zoals grote rode highlights), stempels, en ingewikkelde logo’s om indrukwekkend over te komen. Het doel is om zodanig druk op jou te zetten zodat je direct tot betalen over gaat.

Onderneem altijd actie

Als je een brief van een incassobureau ontvangt hoef je dus niet direct in paniek modus te schieten. Wel is het belangrijk dat je actie onderneemt zodra er een verzoek ter betaling binnenkomt, ook als het onterecht is.  Hoe oneerlijk het ook mag voelen als je een brief krijgt gestuurd voor een factuur die je nooit eerder hebt gezien; als je de situatie gaat negeren dan zal het steeds lastiger worden om het op te lossen.

Vraag dus altijd direct om opheldering. Houd daarnaast een logboek bij waarin staat welke actie je hebt ondernomen. Vermeld daarbij op welke datum dit was, wie je hebt gesproken, en welke afspraken je gemaakt hebt.

Vraag ook altijd om een kopie van telefonisch gemaakte afspraken op schrift, bijvoorbeeld e-mail of een brief zodat je deze als bewijs kan bewaren. Kom je er niet uit? Schakel dan het Juridisch Loket of rechtsbijstandverzekering in om je te helpen.

Profit Mentor Kim de Jong spendeert haar dagen met echte ‘goaldiggers’. Ondernemers die aan alles voelen dat er meer in hen zit, en klaar zijn voor de stap van go-to expert naar CEO. Zelf is zij als oprichter van online tax & process advisory House of Tax, en investeerder van twee start ups ook aardig #badass op het gebied van ondernemen. 

Wat doe je als juist jouw factuur niet wordt betaald? Dat lees je hier.

Like the smell of fresh juice in the morning?

Meld je aan voor onze wake-up letter

Reageer op artikel:
Bericht van incassobureau ontvangen? Doorloop deze korte checklist
Sluiten